Telefonanlagen für Kleinbetriebe – Welches System lohnt sich?

Für kleine Unternehmen ist das Telefon auch heute unverzichtbar für einen erfolgreichen Arbeitsalltag. In Zeiten von E-Mails und Apps für Kurznachrichten wertschätzen Kunden das persönliche Gespräch.

Das lenkt den Fokus auf Telefonanlagen. Die Systeme steuern die gesamte Telekommunikation in Ihrem Betrieb. In der zentralen Schnittstelle binden Sie diverse Geräte an, leiten Anrufe weiter und verwalten Rufnummern intelligent.

Doch welche Telefonanlage ist die richtige für Kleinbetriebe? Wir werfen einen Blick auf moderne VoIP-Lösungen und klassische Modelle. Welche Möglichkeiten Sie haben und welche Vorteile sich dank Internettelefonie ergeben, finden Sie in diesem Blog heraus.

Anforderungsprofil für die Telefonanlage in Kleinbetrieben

Folgende Fragen stellen sich bei der Suche nach einer Tk-Anlage:

Verfügt die Anlage über ausreichende Anschlüsse für alle Mitarbeiter?
Wie gelingt die Kommunikation mit Kollegen im Außendienst oder im Homeoffice?
Welche laufenden Kosten entstehen durch die Telefonate?
Benötigen Sie schnurlose Geräte?
Planen Sie Telefon- oder Videokonferenzen?
Welche weiteren Funktionen wünschen Sie?

Während früher das Fax über den Telefonanschluss verbunden war, möchten Unternehmen heute SmartHome-Geräte in das Kommunikationsnetzwerk einbinden. Moderne Lösungen ermöglichen den Anschluss von Alarmanlagen oder Gegensprechanlagen.

Person bedient eine Telefonanlage für Kleinbetriebe

Das bietet eine klassische Telefonanlage für Kleinbetriebe

Ist von einer klassischen Telefonanlage die Rede, können damit analoge Telefone oder ISDN-Lösungen gemeint sein.

Diese Unterscheidung ist wichtig, denn die Funktionen beider Varianten sind nicht identisch.

Preiswerte Lösung für Kleinbetriebe: Analoge Telefonanlagen

Hier kommunizieren Sie über das Festnetz. Für jedes Endgerät benötigen Sie einen eigenen Anschluss.

Sobald Sie mehr als zwei Gespräche gleichzeitig führen wollen, ist eine analoge Telefonanlage für Kleinbetriebe nicht mehr sinnvoll.

Die Festnetztelefonie ist für Selbstständige oder kleine Handwerksunternehmen weiterhin eine Option. Zu den Vorteilen gehören niedrige Anschaffungskosten sowie kostenlose betriebsinterne Gespräche. Auch bei Stromausfall bleiben Sie erreichbar. Die Geräte beziehen Strom von einer Vermittlungsstelle, die ein Notstromaggregat besitzt.

Hersteller wie Agfeo führen analoge Telefone, die hohen Qualitätsstandards entsprechen.

ISDN-Telefonanlagen für Kleinbetriebe: Es war einmal eine Revolution

Im Gegensatz zu analogen Anschlüssen ermöglicht eine ISDN-Verbindung zwei simultane Gespräche. Aufgrund digitaler Datenübertragung ist die Sprachqualität am Hörer besser.

Für Unternehmen und Kleinbetriebe glichen Telefonanlagen mit ISDN-Technik einer Revolution, da an einem Basisanschluss bis zu 8 Endgeräte Platz hatten. Die Einführung 1997 liegt allerdings mehr als zwei Jahrzehnte zurück. ISDN gilt heute als veraltet. Ende 2022 stellen alle großen Anbieter wie Telekom oder Vodafone die ISDN-Unterstützung ein.

Wenn Sie eine neue Telefonanlage für Ihren Kleinbetrieb suchen, können Sie bestehende ISDN-Infrastruktur weiter nutzen. Sogenannte SIP-Trunks binden Ihre ISDN-Telefonanlage an das Internet an.

Reibungslose Kommunikation mit Kunden – VoIP-Telefonanlagen für Kleinbetriebe

Wer eine unkomplizierte TK-Anlage für das eigene Unternehmen sucht, liegt mit Voice-over-IP richtig. DSL-Splitter oder Netzabschlussgeräte sind nicht notwendig. Ein Router für die Internetverbindung ist ausreichend. Zudem sind die Anlagen nahezu wartungsfrei.

Vergrößert sich Ihr Unternehmen, wächst die Telefonanlage mit. Buchen Sie Rufnummern einfach nach Bedarf hinzu. Bei der Wahl des Providers sind Sie frei. Wollen Sie den Vertrag mit dem derzeitigen SIP-Provider kündigen? VoIP-Telefonanlagen verfügen oft über zahlreiche Templates für Anbieter.

Vertraglich bleiben Sie damit flexibel. Sie müssen keine Gebührenerhöhungen hinnehmen, sondern wechseln zu einem günstigeren Angebot.

So funktionieren VoIP-Telefonanlagen für Kleinbetriebe

Die Zukunft gehört klar der VoIP-Telefonanlage. Voice-over-IP umgeht das Festnetz zum Großteil. Stattdessen telefonieren Sie in Echtzeit über das Internet. Kurz vor dem Endgerät des Empfängers wechselt die Datenübertragung ins Telefonnetz.

Sie selbst benötigen keine analogen Telefonanschlüsse mehr. Hohe Kosten für Auslandsgespräche werden umgangen. Dem Breitband-Internet zu Dank überzeugen VoIP-Telefonanlagen mit hervorragender Sprachqualität. Lediglich die Bandbreite beschränkt die Anzahl gleichzeitiger Gespräche.

Je besser das Internet, desto mehr Simultan-Anrufe über einen Anschluss: Angesichts eines wachsenden 5G-Netzes sind das gute Aussichten für Ihre Telekommunikation.

Hybride Telefonanlagen vereinfachen den Umstieg für Kleinbetriebe

Häufig möchten Betriebe ISDN-Technik weiter verwenden. Mit hybriden Systemen ist das machbar. Der Übergang zur neuen Technik gelingt so ohne Eingewöhnungszeit. Hybrid-Anlagen, etwa von der deutschen Firma Agfeo, nutzen Sie bestehende Technik in großem Umfang weiter.

Für Betriebe ist diese Lösung aus verschiedenen Gründen attraktiv:

Ist der Terminkalender voll, kommen Umstellungen zur Unzeit. Mit einer hybriden Lösung erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Übergang.
Die Investitionskosten begrenzen sich auf ein Minimum.
Alle Funktionen der VoIP-Technik stehen Ihnen dennoch zur Verfügung.
Sie müssen außerdem nicht sofort neue Endgeräte kaufen. Verbinden Sie stattdessen analoge und ISDN-Telefone mit der IP-Telefonanlage.

Einfache Einbindung in CRM-Systeme: Telefonanlagen für Kleinbetriebe digital nutzen

CTI ist das Stichwort für innovative Kommunikation mit Kunden. VoIP-Telefonanlagen unterstützen die professionelle Kundenpflege. Integrieren Sie die Telefonfunktionen in das Customer Relation Management (CRM). Mitarbeiter sehen alle Informationen zum betreffenden Kontakt in der Software.

Per Mausklick einen Anruf annehmen, sofort zum richtigen Kollegen weiterleiten und wichtige Notizen im Profil anlegen – Die Telefonanbindung erleichtert Gespräche in vielfältiger Weise. Kunden schätzen die maßgeschneiderte, kompetente Betreuung, die Sie mit CTI-Technik umsetzen.

Jeder Anruf erstellt dabei automatisch Statistiken. Aus diesen ziehen Sie geschäftlich bedeutende Schlüsse:

Wie häufig steht Ihr Betrieb in Kontakt zum Kunden?
Wie lange müssen Kunden in der Warteschleife warten?
In welchem Zusammenhang stehen Kaufverhalten und telefonische Beratung?

Kleinbetriebe mit Telefonanlagen für das Homeoffice flexibler aufstellen

Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise – Nehmen Sie eingehende Anrufe von überall an. Zu den intelligenten Funktionen einer VoIP-Telefonanlage zählt, dass Sie Anrufe jederzeit weiterleiten können. Legen Sie in der Software spezifisch für jedes Endgerät Regeln fest, was beispielsweise außerhalb der Arbeitszeiten geschieht.

Schließen Sie andere Unternehmensstandorte an dieselbe TK-Anlage mit an. Für die Cloud-Telefonie reicht ein Internetanschluss aus, um weltweit unter einer Rufnummer erreichbar zu sein.

Wissenswertes zu Datenschutz und Sicherheit bei Telefonanlagen für Kleinbetriebe

Kontinuierliche Sicherheitsupdates der Anbieter machen VoIP-Telefonanlagen sicher. Kundenkontakte sind vor Hackern geschützt und verlässlich gespeichert. Lassen Sie auch Ihren Internetzugang absichern. Das gelingt mit einem verschlüsselten WLAN und einer VPN-Verbindung.

Ihr Partner für Telefonanlagen – Für Selbstständige, Kleinbetriebe und Firmen

Wir von IT-Systeme.digital stehen Ihnen als erfahrene Experten zur Seite, wenn Sie die Telekommunikation in Ihrem Unternehmen modernisieren möchten.

Gerne konfigurieren wir Cloudphones oder Agfeo-Telefonanlagen für Sie. Zudem kümmern wir uns um die virtuelle Absicherung und beraten zum Datenschutz.

Mit uns meistern Sie den Umstieg auf Voice-over-IP-Technologie. Rufen Sie uns jetzt an oder schreiben Sie uns im Kontaktfeld – lassen Sie sich vom Profi beraten.

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